Abwesenheitsverwaltung

Es kann vorkommen, dass Mitarbeitende kurzfristig nicht erreichbar sind. In solchen Situationen ist es wichtig, eingehende Anrufe weiterhin effizient zu bearbeiten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf sicherzustellen. Mit CloudCall können Sie dies ganz einfach umsetzen, indem Sie im Voraus geeignete Funktionen einrichten.

Zu den wichtigsten Tools gehören:

• Sprachmailbox mit Abwesenheitsansage: Informiert Anrufer über die Abwesenheit eines Mitarbeitenden und ermöglicht das Hinterlassen von Nachrichten.
• Schaltpositionen mit Fallback: Sorgt dafür, dass Anrufe automatisch an Stellvertretungen, Ringrufgruppen oder Voicemails weitergeleitet werden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie diese Funktionen optimal vorbereiten und einsetzen, um sicherzustellen, dass keine Anrufe unbeantwortet bleiben.

Voicemail und Ansagen

Eine Sprachmailbox mit einer Abwesenheitsansage kann hilfreich sein, um Anrufer darüber zu informieren, dass der gewünschte Mitarbeiter aktuell nicht erreichbar ist. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, Nachrichten zu hinterlassen. Diese Voicemail kann anschliessend als Ziel in einer Schaltposition hinterlegt werden, um Anrufe gezielt zu steuern.

So erstellen Sie eine neue Sprachmailbox oder Ansage:

1. Navigieren Sie im Cloud Control Panel zu Allgmein > Sprachmailbox/Ansage.
2. Klicken Sie auf Neue Sprachmailbox/Ansage, um eine neue Voicemail oder Ansage zu erstellen.
3. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und klicken sie auf "Hinzufügen", um Ihre Eingaben zu speichern.

Eine ausführliche Anleitung und weitere Informationen finden Sie im Beitrag Sprachmailbox/Ansage.

Schaltpositionen mit Fallback

Eine effektive Abwesenheitsverwaltung erfordert optimal konfigurierte Schaltpositionen, damit eingehende Anrufe reibungslos weitergeleitet werden – sei es an eine Kollegin, eine Gruppe oder eine Voicemail.

So konfigurieren Sie Schaltpositionen:

1. Navigieren Sie im Cloud Control Panel zu Allgemein > Anrufverteilung.
2. Klicken Sie unter "Schaltgruppen bearbeiten" bei der gewünschten Anrufverteilung auf die zu bearbeitende Schaltposition.
3. Wählen Sie die gewünschten Ziele aus und legen Sie optional eine Verzögerungszeit in Sekunden fest.
4. Klicken Sie abschliessend auf "Speichern", um Ihre Eingaben zu übernehmen.

Beispielkonfiguration:

• Erstes Ziel: Der Anruf wird zunächst an den Benutzer "MaMu" weitergeleitet.
• Zweites Ziel: Wird der Anruf nicht innerhalb von 10 Sekunden beantwortet, erfolgt die Weiterleitung an die Mitglieder der Ringrufgruppe "Alle Mitarbeitende".
• Drittes Ziel: Falls der Anruf nicht innerhalb von 30 Sekunden angenommen wird, wird er an die Voicemail "Petra Mustermann Abwesend" weitergeleitet.

Mit dieser Konfiguration wird sichergestellt, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt und stets ein Fallback-Ziel verfügbar ist.

Eine ausführliche Anleitung zur Konfiguration von Schaltpositionen finden Sie im Beitrag Schaltgruppen und Anrufverteilung.

Mit den vorgestellten Funktionen zur Abwesenheitsverwaltung in CloudCall können Sie sicherstellen, dass Anrufe auch bei unerwarteter Abwesenheit eines Mitarbeitenden effizient bearbeitet werden. Durch die vorausschauende Konfiguration dieser Tools bleibt Ihre Telefonanlage flexibel und reaktionsfähig, sodass keine wichtigen Anfragen verloren gehen.